如上图所示，一份完整的工程签证单有8个要素需要填写，依次是：编号、工程名称、施工部位、施工时间、签证内容、附件、会签栏、会签时间。现场许多签证不重视编号顺序，不写明施工部位，混淆施工时间与会签时间，签证内容不完整，签章错误，给后期的结算工作带来不少困难。因此，我们要充分重视签证的这八个要素，务必将签证填写完整。
例1：某工程签证单这样描述签证内容：基坑超挖土石方51m³。挖的是土方还是石方？土方、石方比例如何界定？人工开挖还是机械开挖？挖出的土石方如何处理？运距是多少？都没有写明白。
例2：基坑抽水费用：500元。水泵的规格？水泵数量？用了多少台班？都没有说清楚。
笔者认为签证时间常见的问题有以下两种情况：1.签证日期与实际不符。当遇到问题时，通常双方只是口头商定解决，事后再补办签证。有个别单位有意把完成工程的时间拖后，在签证日期上做文章，利用材料市场价波动来争取不合理利润。再者有的单位不按施工顺序办理签证，造成签证出现在不应该出现的时间点上，被误认为是弄虚作假，进而不被认可。2.签证不及时遇到问题不及时办理签证，等到竣工结算时补办。补办签证时许多工程已隐蔽，或者原始标高根本不再具备测量条件。这种情况下，又怎么可能做到实事求是？
签证内容上的错误可以说是五花八门，让人啼笑皆非。许多签证到最后不能作为结算依据，多数是因为内容上的错误。大概有这样几点：1.签证不实。例：某工程现场查验混凝土路面厚度为80mm,但签证单上写的是200mm.一般情况下，现场签证需要业主、监理、施工单位三方现场查验并签字（有的还需要跟踪审计公司查验签字）才能生效，缺少任何一方的签字盖章，签证都不能作为最终结算的依据。2.签增不签减有的签证只写明增加部分，对于那些因变更而减少的项目却故意漏签，虚增工程量。这种情况下，若审计人员不熟悉施工图纸和现场情况，根本不会察觉还有漏掉的部分。所以，签增不签减，也是某些承包商常用的手段。3.提高用料要求例：某商业楼基坑回填设计用素土回填，但现场签证时却未经设计同意私自改为3:7灰土。在满足设计要求的前提下，用料并非越贵越好，有时还要考虑成本。所以，投资方签证时更应注意。4.重复签证此类签证在土石方工程中最为常见。承包商利用建设单位的现场管理人员对工程方面的规定不了解，在现场土方平衡问题上大肆做文章，许多不明就里的建设单位看到土方倒运，便签字认可，最终导致投资成本的大幅增加。
现场签证经常会发生应当签证而未签或者不应当签证而签证的现象。例如零星工程、零星用工，发生时就应当及时办理，有很多单位在施工过程中随意性较强，施工中经常改动一些部位，既无设计变更，也不办理现场签证，到结算时补办困难，引发纠纷。有些现场签证人员业务素质差，不了解定额费用的组成，一些定额包含的内容也重新办理签证，这就属于不应当签证而签证的现象。
签证附件一般包括表格、绘图、照片等内容。签证附件一定要明确体现出签证的实际内容，尤其是照片等影像资料，若无法证明签证内容，则为无效附件，反而会引起审计方的怀疑。表格、绘图一定要有清晰的尺寸标注、配有适当文字说明。所有表格、绘图必须由参与人员签字盖章，防止某些承包商修改数据，给投资方造成损失。
这里善意提醒一下，工程签证单填写完毕后，许多新到项目的人员不清楚签证盖章顺序。盖章时务必由施工单位发起（先签字盖章）——监理单位审核（中间人）——建设单位确认（最后签字盖章）。这样一来体现对甲方监理的尊重，二来施工单位对原始数据进行整理，在盖章前进行自审，可以确保签证内容更加准确，监理甲方审核时只需要核对原始测量底稿，并签字盖章认可即可。
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