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专业分包的招标工作,是我们商务部的日常动作之一。如何将合适的分包(价格合适,质量合适,履约诚信)在合适的时间招进来,其中有很多关键点是需要注意的。

 

1. 编制整体的发包计划

根据项目的整体进度计划,将需要发包的专业分包罗列出来,形成清单,根据分包的进场计划,编制发包计划,招标开始的时间最好能留出1个月时间(可酌情调整)。

 

2.做好资格审查

投标书中一定要求专业分包提供营业执照、资质证书、安全生产许可证等证书,有必要还需要核查原件。

另外,对于不熟悉的没有合作过的专业分包,还需要做好背景调查。

一是通过资源打听,二是通过企查查等平台,查看企业的规模、办公地点、是否有风险提示等等。如果特种行业还需要提供特种行业许可证。资格审查工作在时间充裕的情况下也可前置,在选择投标人的阶段进行。

3.做好现场踏勘

招标工作一般是在现场,发标书时,同时要求分包踏勘现场,安排工程部的相关同事对现场情况、条件做一个细致的介绍,并到现场实地考察。

4.做好招标范围及界面的划分

招标的界面划分是非常严谨的工作,一个项目多个分包,如何进行切块?

专业分包与劳务分包之间的界面、专业分包与专业分包之间的界面,需要有明确的描述,有必要的话,可以做一张大表,将所有的专业分包的界面同意罗列出来,这样可以一劳永逸,避免出现“三不管”地带和重合的地带。

 

5.提供完整的合同范本

起草招标文件时,就必须将合同文本一并附上,公司一般都有专业分包的合同范本,合同条件可根据项目的具体情况进行编制,合同工期、付款条件(重要!)、质量标准、品牌清单(如有)、技术参数、税务要求、同时将工作范围、界面划分等在合同中附上。

在招标文件的评审阶段,各部门需要对自己所负责的范围进行评审,提出修改意见。

 

6.包含的工作内容要清晰

合同范本中分包的工作内容要清晰,避免未来出现争议,比如断桥铝门窗工程,如果不将三性试验放进去,到最后履行过程中,会产生争议。

7.合同范本中要约定计量规范

合同范本中一定要明确计量规范,切不可套话:套用国标清单计算规范,或套用xx定额计算规范,有些新工艺在国标清单计算规范或定额中是没有计量规则的,这样便会引起歧义。

比如地采暖项目约定:“工程量计算规则执行住建部发布的《建设工程工程量清单计价规范》GB-50500-2013”,这个约定有两个问题:这个是计价规范,不是计算规范,计算规范是GB50500-854~GB50862系列计算规范。

该合同条件分包最后找理由要按建筑面积计量。而且GB50856-2013规范P13页有两种计量方式,一种按平米,一种按米,容易引起歧义:

正确的做法是,直接将定额或国标计算规范中的计算规范直接Cpoy过来,约定成:“工程量计算规则按设计图示采暖房间以净面积计算。”这样就不会有任何争议了。

还有一个案例,某项目外墙饰面保温一体板工程,是新工艺,合同约定工程量以垂直投影面积计算:

这个项目外墙造型比较多,有些内凹的,到合同执行阶段,便有了争议,双方商务人员对垂直投影面积的理解便出现了不同的理解,因此,如果在招标阶段,大家就明确,以可视投影面积计量,就会更准确些,避免出现争议。

即使是套用清单计算规范或定额计量规范,也得把该句好好斟酌,避免出现歧义,这是招标文件和合同审查时要重点关注的地方。

 

8. 招标人员要掌握专业技术知识

一是通过内部交流,向总工、技术部同事了解,对工艺流程做一个常识性的了解,掌握基本的工序、主要使用材料、这些主要材料都有哪些参数和特性,有哪些厂家范围等等;

二是通过网络寻找到相关的工艺技术流程;

三是在发标前、发标中不要错过任何与分包见面交流的机会,即便是在办公室里的一番闲谈,也能对招标的项目做一个更深入的了解,而且在标前的阶段,分包代表往往会知无不言,言无不尽,是一个非常好的学习机会,毕竟他们是专家。

只有自己掌握了基本的专业知识,你才能对分包的报价文件进行深度的清标,才能发现各家报价中可能出现的不平衡报价或问题。

 

9.提供统一的工程量清单

一定要提供统一的尽可能准确的工程量清单,如果时间不容许重计量,可以拿总包的合同清单拆出来进行发包。千万不可不提供清单让投标人自己填报。

可以要求他们重计量,提供差异表,下一轮报价时调整都可以,调整工程量后的清单一定要确保专业分包都送达。

为什么叫拆分清单?因为有些分包的工程量是散落在很多清单子项中的,比如防水,可能散落在卫生间地面做法中,屋面工程做法中,最好将完整的总包合同清单导出成excel,编制专业分包招标清单时,认真筛查,避免出现漏项。

 

10. 一定要求分包报价时提供综合单价分析表

在招标文件中要提供综合单价分析表的空白样表,要求分包一定报送综合单价分析表,综合单价分析表的重要性。

没有综合单价分析表,招标中是无法正常完成清标工作的,一定会在履约中带来风险。

 

11.提供给分包的资料一定要齐全

除了招标文件、合同范本等文件以外,还需要提供与分包相关的图纸、图集,合同品牌清单,规格型号,技术规范,设计变更、图纸会审纪要等与该专业分包有关的文件。避免遗漏文件导致招标出现偏差。

 

12.开标清标比价工作

开标后第一时间安排商务主办人员做好报价对比工作、技术经济对比分析。如果有技术标,还需要技术人员对其技术条件进行审核。

清标比较是一项非常重要的工作,不能简单的只看总价,分包的各项报价都要进行审查,有历史发包记录的可以拿来做对比,有不平衡报价的地方通过对比可以筛查出来。

清标对比做完后,分析各家报价存在的问题,从报价、综合单价分析表可以看出其可能偏高或偏低的地方,做好完整的记录,进行逐家约谈澄清。

比如有的分包看似报价低,但其重要主材含量也低于技术标准,或者选用材料为非国标的产品,一味的选择低价,可能带来质量不达标的风险,所以技术标准和参数是一定要审核或澄清清楚的。

比如案例中的E家,第一轮报价最低,但是其不提供栏杆每米用钢量,澄清后,其用钢量为19kg/m,与其他几家最低的也相差达7kg/m。这样的分包进场后一定会导致质量方面的风险。

 

13.不建议召集所有分包人一堂公开开标

参加投标的单位要向所有的投标人保密,注意从发招标文件开始,到定标结束,都得注意保密。

在交流过程中,经常会有投标人打听,有多少家啊,都有哪些家?不可泄露,防止出现串标行为。

 

14.要做充分澄清沟通与交流

清标对比结束后,逐家约谈分包,对其报价中存在的问题逐条当面厘清,澄清会可以一次,也可以多次。

目的是梳理报价中的问题,询问报价中我方的疑问或对方的疑问,通过充分的交流,让对方完全理解招标文件精神、技术标准和要求,包括不限于合同条件,界面划分,工作范围和内容等所有与合约、技术有关的信息,对方的报价或调整报价结合其企业的自身情况,才更靠谱。

 

15.约定报价有效期

一定要约定报价的有效期,有效期最好定在分包进场后一段时间,确保定标结束,一般90天足够。

 

16.提供样品、样品确认

有些专业分包是需要确认样品的,比如防火门、楼梯栏杆、外墙饰面材料等等,所以报价时,可要求分包同时提供样品或样块,其报价与样品应该是相符的,有些样品甚至需要业主方确认。要求提供样品并确认样品的招标,时间要略长一些,需要留足样品确认的时间。

“样品现行”,收集齐各家的样品后,项目部内部审核查看样品是否满足要求,如需业主方确认的,筛选2~3家样品,由业主方选择,各方确认好了后,可将样品封样,参建各家形成会签。

下一步在澄清的过程中,可以将确认好的样品,通知各方投标人,重新依照样品的标准进行报价,如有必要,没选中的厂家可重新报样等等。