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送达”在GF-2017-0201版合同(点我下载合同)中,仅一个条款中有提及。

一、解读文件传递的三个要素

送达的涵义是将文书送到目的地给指定的接收人。包含三个要素:文件、文件的接收人、文件的接收地点。

1.1文件的范围

1.7.1条明确了工程文书的范围,包括图纸、设计变更、会审纪要、会议纪要、函件、指令、洽商、罚款通知单、签证、费用申请、索赔文件、周报、月报、日报、进度计划等等。

1.2文件接收人

传递给工程项目参建各方,发包人、监理、管理公司、咨询公司、总承包人、分包人等等,一般在合同中约定指定的接收人。专用条款1.7条“联络”中,发包人、承包人、监理人的指定接收人。一般为参建方的文员。如果合同中没有明确,建议在项目开工之初,通过函件、或会议纪要等方式明确各方的文件接收人。

1.3.文件接收地点

文件接收地点一般为施工现场。或各方的法定办公场所。

1.4文件传递的时效性

在专用条款中1.7.1条,明确了发包人和承包人的文件应当规定的期限送达对方。

 

二、文件送达方式的注意点

文件的送达方式包括:

2.1当面送达

绝大部分的工程文件都属于此类,当面送达必须做好签收。

送达的关键点,在于形成有效送达,有效送达我认为是有痕迹、有记录、可追溯,当面送达时在发文本上登记函件的编号、发件主题、份数、页数、接收单位、接收日期、发件人、收件人【一定是合同约定的接收人】等重要信息。

发送出的文件应该留存原件,尤其对方签收的原件,务必分门别类保存好,多页的文件,最好盖上骑缝章。

商务人员对于发文都比较重视,而收文往往会忽略,对于收到的文件,也需要按发文本的格式,要求各文件的归档部门,在收到任何一份文件时都要认真填写,要求对方发件人在签字栏签字。

尤其是图纸(特别是边设计边施工的项目,这点更重要)、设计变更、工程指令等等,图纸晚到可能会导致窝工,设计变更晚到可能会导致返工、窝工、拆改等,需要锁定图纸、变更、指令到达时间,加上技术部门、工程部门现场佐证,即可确定该图纸、变更、指令是否会对现场成本或费用发生影响。如果有的话,这份收文记录就是关键证据了。

 

2.2邮寄送达

按合同约定的通讯地址、接收人、联系电话等信息通过邮政EMS送达,注意,最好选择邮政的EMS快递,在快递单上物品名称及数量一栏明确文件的名称和数量,同时文件注意自己留存原件,以及快递的回执单。

 

2.3电子送达

现在大家都习惯用QQ或微信传送文件,电子邮件却用的人少了,个人认为,微信、QQ传递重要的工程文件,简直是一种灾难,个人极度反感(不展开说)。此时可以参建各方共同确定一个信息平台(比如QQ群、微信群、钉钉群)或者电子邮箱,建立一个信息共享和资料传递的畅通渠道,信息传递变得多方见证。

电子邮件送达,必须是合同事先约定的有效通讯联系方式之一,才具有法律效力。如果电子邮件是有效的文件传递方式,建议开工之初,便通过会议,要求各方形成通讯录,有联系人、工作性质、职权范围、电话、电子邮箱地址,汇总在一起,通过正式文件由监理单位盖章,下发到各方,这样就锁定了有效的邮箱。

注意保存电子邮件,不要随便服务器上的邮件,重要的邮件要另外备份,或者打印后通过纸版文件传递,形成双保险。附件最好采用PDF格式作为附件发送,避免篡改。

PS:文件送达时,如果是多页,注意加盖骑缝章。

 

三、关于文件的拒收

注意拒收是会导致“违约责任”的。在实务中,不要被发包人或监理人的拒签扰乱了阵脚,因为前面几次拒签而导致后续认为反正我发了他们也不会签收就干脆连发也不发了。其实大家对于“送达”理解有偏差,“送达”千万不要理解为字面上的送达,法律意义上的送达,某种意义上,只要你能确凿证明对方“拒收”其实也是一种“送达”,是不是有点烧脑?因此我认为拒签,是一种愚蠢的行为,因为有很多种方法让拒签形成“送达”的事实。

 

如果承包方提交或发送的文件,发包方为了逃避责任拒签拒收,那么承包方可以从以下10个方面作为切入点,收集积累证据。
1.收发记录本:如果双方往来文件是经常性的,建议将每次文件往来进行收发记录并装订成册。
2.工作联系单:明确签收意见(如收到?同意?不同意?部分同意?)
3.会议纪要:开会时的沟通话术,以不伤和气且能确认事实为主。
4.商务传真:最好到第三方机构(如酒店)发送商务传真并开具发票,传真发送后复印盖章存档。
5.短信(或彩信)、微信(等即时通信):联系人的短信号、微信号最好在合同中约定。
6.电子邮件:电子邮件最好是合同中约定的工作邮箱。
7.录音:特别注意录音的合法性、清晰度和完整性。
8.EMS快递:快递单上写清楚邮寄的文件名称和份数,保留加盖邮戳的快递单,在EMS网站上打印邮件跟踪查询记录,同时向邮局要快递的签收复印件并加盖邮局证明章。
9.律师见证:至少2名执业律师,注意合法合规。
10.(电话)公证:有必要的话,可到公证处在公证员的公证下,给对方打电话,以便确认事实。

 

附:整理的建设工程施工合同通用条款中涉及工期和费用的条款梳理与风险分析:

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